Cómo programar un correo electrónico en Outlook

Microsoft Outlook es más que un programa para el envío de correo electrónico, como dice la gente. Además de enviar correos electrónicos, también tiene muchas características y funciones útiles. Puedes usar calendarios, listas de contactos, intercambiar correos electrónicos, compartir los datos y horarios más relevantes y configurar reuniones enviándoles invitaciones. Por lo tanto, todas las actividades diarias de nuestra agenda y en progreso pueden estar bien organizadas en el espacio de Microsoft Outlook.

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Si en alguna ocasión has enviado un mail demasiado deprisa o sin darte cuenta le diste al botón enviar y ese correo electrónico ha llegado a la persona equivocada estas en el sitio correcto si quieres saber como subsanar el error.

Este es un error muy común y, a veces, puede causar dolores de cabeza porque el correo electrónico contiene datos confidenciales (como archivos o contraseñas) o porque no deseas enviárselo al destinatario en absoluto.

En el caso de que dispongas del gestor de correo de Microsoft,

A vueltas con la búsqueda en Outlook

Si continúas teniendo problemas con las búsquedas en Outlook, ya sea 2013, 2016 o 365, prueba esto que te voy a contar en este artículo. A mí es lo que más me ha funcionado últimamente.

Abre panel de control, opciones de indización, selecciona Microsoft Outlook, haz clic en Pausar.

Outlook sigue sin realizar búsquedas

En varias ocasiones os he hablado de los problemas que me genera este fallo de búsqueda de elementos en el gestor de correo Outlook con los equipos de mi trabajo. En un primer artículo os proponía como solución la indización de nuevo del archivo pst. En el segundo os planteé la posibilidad de retroceder a una versión anterior para que funcionara. Pues bien, sigue fallando.

Como cambiar tu cuenta IMAP a POP3 en Outlook

En algunas ocasiones os he hablado de cosas que me suceden en el trabajo. Pues bien, esta es una de ellos. Todos disponemos de cuentas de correo personalizadas del tipo usuario@dominio.com, para cada uno de nosotros, pero también disponemos de cuentas por departamento, es decir, compras@dominio.com. ¿Y eso es preciso? La verdad es que sí, y muy útil. Necesitábamos que un mismo correo fuera gestionado por dos personas de manera simultánea, de forma que el mensaje de correo que una de ellos revisara le apareciera al otro como leído, y el que no lo estuviera que el otro pudiera gestionarlo. Pues bien, eso lo conseguimos con una cuenta IMAP. Pero este tipo de cuentas se llenan y hay que vaciarlas.

Configurar Gmail para cuentas de correo de tu propio dominio

Una de las características del servicio de correo gratuito de Google «Gmail» es que permite configurar cuentas de correo de dominios propios alojados en un Hosting, para que el correo sea recibido externamente en este cliente de correo web de forma que nos sirva de almacén de correos cuando el espacio en el Hosting es limitado (que siempre lo es).

La ventaja más importante que podemos encontrar al hacer uso de Gmail como cliente de correo, es la centralización de varias cuentas de correo, ya sean de Gmail, de otros servicios, o de un dominio propio, así como disponer de un almacén de correos que perdurará en el tiempo, sirviéndonos de histórico de consulta de correos, que ademas dispone de un excelente sistema de etiquetado y clasificación.

Configurar una cuenta de correo de un dominio propio en el servicio de Gmail (Google) -no confundir con Google Apps– es una tarea sencilla que voy a explicar en este post.

Cómo aumentar el tamaño límite del archivo PST

Cuando usamos Outlook como nuestra plataforma de correo electrónico, estamos ante un gran software de gestión de correo que nos ofrece una serie de opciones sencillas, dinámicas y versátiles para todo el tema de gestión y control sobre los correos y tareas asociadas como calendarios, agenda de citas, reuniones, etc.

Aunque es una plataforma fiable y con grandes prestaciones, podemos encontrar algunos errores como por ejemplo que el archivo de datos de Outlook haya alcanzado el tamaño máximo, lo que  nos impide eliminar mensajes y este tipo de errores están asociados al tamaño del archivo PST de Outlook sin importar su versión.

Ante este problema podemos optar por dos soluciones, reducir el tamaño del archivo, cosa que ya vimos en un artículo anterior, o modificar el registro de Windows para ampliar el tamaño del archivo PST. Veamos cómo hacerlo.

Si la búsqueda en Outlook deja de funcionar (II parte)

Hace unos meses os comentaba en otro post cómo solucionar el problema de las búsquedas en el gestor de correo electrónico de Microsoft, Outlook. En aquella ocasión lo solucioné con el método descrito paso a paso en el post, pero hoy ha vuelto a ocurrir y en el mismo ordenador. Por lo tanto he tenido que volver a buscar una solución.

Resulta ser un error reconocido por Microsoft. Según declaran ellos mismos: «Determinados usuarios están descubriendo que después de actualizar a compilaciones 7870,2020 y superior, la búsqueda deja de funcionar para las cuentas POP y archivos PST instalados. Hasta que esto se solucione en una versión futura, se recomienda que los usuarios afectados vuelven a instalar la compilación 16.0.7571.2109, que es la última en operar con normalidad.»

Para volver a la versión anterior de trabajo, es decir, aquella que asegura Microsoft que funciona, sigue estos pasos:

Si la búsqueda en Outlook deja de funcionar

Hoy en el trabajo algunos compañeros han sufrido las consecuencias de una actualización de Windows. Es posible que tras una actualización del sistema operativo Windows algunas cosas que funcionaban dejen de hacerlo. En esta ocasión voy a hablaros de que las búsquedas en Outlook dejaron de mostrar resultados. A continuación te explico como corregir esta situación.

El problema es que desde el cliente de correo todas las búsquedas de elementos devuelven «no se han encontrado resultados», cuando sabemos con certeza que si que los hay. Después de un poco unos instantes de nerviosismo y tras comprobar que los correos seguían estando en su sitio, es claro que se debe a un problema con el indexado del archivo Outlook.

Estos son los pasos para corregir el problema.

Cómo pasar la lista autocompletar direcciones de Outlook de un equipo a otro.

La lista de Autocompletar es una característica que muestra sugerencias para nombres y direcciones de correo electrónico cuando comience a escribir. Estas sugerencias son posibles coincidencias de una lista de nombres y direcciones de correo electrónico de los mensajes de correo electrónico que ha enviado.

Imaginaros una administrativa que lleva trabajando en su equipo con Office 2003 durante 10 años (la cantidad de direcciones de mail que habrá podido escribir) y que le cambiamos el equipo a una versión superior y debemos de mantenerle esa lista de miles de direcciones de correo, INTACTA.

¿Cómo reducir el tamaño del archivo que contiene nuestro correo en Outlook?

Como responsable del departamento de informática os voy a explicar un caso práctico que apliqué en mi trabajo y que me ahorró muchos quebraderos de cabeza.

La mayoría de vosotros conoceréis el gestor de correo de Microsoft Office, Outlook, ese programa que la mayor parte de empresas utiliza para la gestión del correo electrónico. No íbamos a ser la diferencia. Pues bien, hay dos problemas. Uno el tamaño de la carpeta de archivos personales que es como Microsoft llama al famoso archivo PST, el cuál llega a ocupar varios Gb y llega a convertirse en muy pesado para mover los datos por los ordenadores, más aún cuando los ordenadores no son de última generación. El segundo problema es cuando el usuario al que le vas a crear un nuevo archivo PST tiene una estructura ya creada en su bandeja de entrada, la de enviados o en ambas, y partir de una estructura limpia no le va hacer gracia. Si sigues leyendo verás como lo logré.