Cómo pasar la lista autocompletar direcciones de Outlook de un equipo a otro.


logo outlookLa lista de Autocompletar es una característica que muestra sugerencias para nombres y direcciones de correo electrónico cuando comience a escribir. Estas sugerencias son posibles coincidencias de una lista de nombres y direcciones de correo electrónico de los mensajes de correo electrónico que ha enviado.

Imaginaros una administrativa que lleva trabajando en su equipo con Office 2003 durante 10 años (la cantidad de direcciones de mail que habrá podido escribir) y que le cambiamos el equipo a una versión superior y debemos de mantenerle esa lista de miles de direcciones de correo, INTACTA. Sigue leyendo «Cómo pasar la lista autocompletar direcciones de Outlook de un equipo a otro.»

¿Cómo reducir el tamaño del archivo que contiene nuestro correo en Outlook?


reducir el tamaño del pstComo responsable del departamento de informática os voy a explicar un caso práctico que apliqué en mi trabajo y que me ahorró muchos quebraderos de cabeza.

La mayoría de vosotros conoceréis el gestor de correo de Microsoft Office, Outlook, ese programa que la mayor parte de empresas utiliza para la gestión del correo electrónico. No íbamos a ser la diferencia. Pues bien, hay dos problemas. Uno el tamaño de la carpeta de archivos personales que es como Microsoft llama al famoso archivo PST, el cuál llega a ocupar varios Gb y llega a convertirse en muy pesado para mover los datos por los ordenadores, más aún cuando los ordenadores no son de última generación. El segundo problema es cuando el usuario al que le vas a crear un nuevo archivo PST tiene una estructura ya creada en su bandeja de entrada, la de enviados o en ambas, y partir de una estructura limpia no le va hacer gracia. Si sigues leyendo verás como lo logré. Sigue leyendo «¿Cómo reducir el tamaño del archivo que contiene nuestro correo en Outlook?»

Cómo restaurar mi copia de correo de Gmail en Thunderbird


En el post anterior vimos como realizar una copia de seguridad de nuestro correo gmail y ya lo tenemos en un fichero que gentilmente nos ha generado Google. ¿Qué hacemos con ello ahora?


Existen múltiples posibilidades pero yo me decanto por una, gratis y sencilla, creo que la más fácil.

Vamos a descargar esa copia de seguridad en un excelente gestor de correo como es Thunderbird.

 

  • Instalamos el gestor de correo siguiendo los pasos del asistente, si no lo tuvierais ya instalado.
  • Descargamos el complemento de Thunderbird llamado ImportExportTools para la importación del correo.
  • Instalamos dicho complemento de la siguiente manera. En Mozilla Thunderbird, abre Complementos desde el menú Herramientas. Desde el botón de opciones que hay junto al campo de búsqueda de complementos (la rueda dentada, arriba a la derecha), selecciona «Instalar complemento desde archivo…» y localiza el complemento descargado. 
  • Configura los datos de tu cuenta gmail, mail y contraseña.
  • Selecciona la carpeta donde importar los mensajes.
  • Ahora en Herramientas, aparece la opción ImportExport Tools.
  • Seleccionamos la opcion Importar archivo mbox
  • Elegimos el archivo recuperado por Google desde la unidad donde lo hayamos guardado.

 

 

 


Desde ese momento ya podremos disfrutar de nuestro correo desde el gestor Thunderbird.

 

 

Como hacer copia de seguridad de mi correo Gmail



¿Quien no tiene una cuenta de Gmail? Bueno sí, los fanáticos de Apple. Pero para el resto de mortales llevar un smartphone android implica sí o sí tener una cuenta de correo Google.

Algunos de vosotros la leerá a través del navegador o través del móvil, otros tantos (los menos) lo harán mediante un gestor de correo como Outlook o Thunderbird. En cualquier caso, ¿Qué ocurriría si un buen día esos correos desaparecen? Para los que gestionáis el correo a través de web poco menos que el Apocalipsis.

Te voy a explicar como realizar un backup de todos los emails que tengas en Gmail para que nunca corras el riesgo de que los mismos sean eliminados.

Aunque Google ha mejorado y sigue mejorando su manera de recuperar cuentas hackeadas, eliminadas y hasta bloqueadas, hay una mínima posibilidad de que tu cuenta de Gmail sea atacada y que se elimine automáticamente, algo que no suele suceder a menudo pero que a veces es mejor hacer algo para que esto no ocurra que confiar en los servicios de seguridad que brinda Gmail, servicios que obviamente pueden llegar a fallar.

Antes de comenzar con el tutorial que te explicará como hacer un backup de Gmail, es necesario aclarar que estos backups debes hacerlos de manera diaria, pues si todos los días recibes correos electrónicos, los backups anteriores no te servirán de nada ya que estos no tendrán los emails que recibas el día posterior al día que realizaste el backup.

Paso a paso.

  1. Pulsa sobre tu foto, arriba a la derecha, selecciona Mi cuenta. Clic en Tu información personal, A la izda. busca «Controla tu contenido«. Clic en Crear archivo.


  1. Saldrá una lista de los productos de Google a los que le podrás hacer un BackUp. Selecciona Gmail.
  2. Ahora deberás esperar a que se generen los archivos, pues los backup o copias de seguridad no se generan al instante, esto hace que se deba esperar bastante tiempo para que los servidores de Google se organicen y puedan entregarte el archivo del backup de tu correo electrónico. Elige formato ZIP.
  3. Una vez generado el archivo de backup, te llegará un email a tu correo electrónico informándote que el backup de Gmail ya está listo para ser descargado.
  4. El paso siguiente es bajar los archivos desde Google, esto lo podrás hacer cuando Google te informe por email que el backup está listo para ser descargado. La descarga deberás hacerla desde la misma página en donde se te notificó la creación de los archivos de backup, allí podrás ver que hay un enlace que dice “Download” y que te permitirá descargar el archivo ZIP que contiene todos los correos que tenías guardados en tu cuenta de Gmail.
  5. Una vez descargado y guardado el archivo ZIP de Gmail veamos que hacer con él.

Copiar la lista Autocompletar de Outlook de un equipo a otro


Una de las características de Outlook a la hora de redactar nuevos mensajes es la posibilidad de uso de autocompletar direcciones conforme vayamos escribiendo caracteres en los campos Para – CC – CCO.

Para que esto suceda se deben cumplir dos requisitos:

Que ya hayamos utilizado esa dirección anteriormente.

Que tengamos activada dicha opción.

Hasta la versión 2007, la lista de las direcciones utilizadas y almacenadas para su uso se guardaba en un archivo de extensión NK2 y de nombre como el perfil (OUTLOOK.NK2, por ejemplo).

Su traslado a otros equipos era simple: se guardaba dicho archivo y se sobrescribía el existente en el otro equipo (teniendo en cuenta el nombre del perfil de ese otro equipo y renombrándolo si fuera necesario).

En Outlook 2010 se ha tenido en cuenta una cuestión solicitada por muchos usuarios: que se almacenasen las direcciones de correo utilizadas (tanto de envío como de recepción) si estas no estuviesen en la carpeta Contactos.
Para ello, Outlook 2010 agrega una carpeta especial llamada Contactos Sugeridos.

Cada dirección nueva que utilicemos manualmente o cada correo que recibamos de direcciones que no estén en nuestra carpeta Contactos, agregará una nueva ficha de contacto en dicha carpeta. Luego podremos borrarlos o traspasarlos a la carpeta Contactos (solo guarda la dirección y es bueno abrir la ficha y añadir más datos para una mejor referencia). Se debe cumplir el requisito de tener activada la opción, que por defecto viene activada.

Anotar que si en una nueva instalación de Outlook 2010 en otro equipo utilizamos un PST que ya tuviésemos, con él “viajarán”, además de todo el contenido de sus carpetas, algunas otras cosas como la lista de Autocompletar, las Categorías, las Reglas, las Vistas personalizadas…).

Pero hay usuarios que aún exigen más y están acostumbrados a utilizar –básicamente- la lista de autocompletar para redactar nuevos mensajes (por rapidez, seguramente) y en una nueva instalación, con un PST nuevo, no tienen a su alcance esas direcciones hasta que no las vuelvan a utilizar una primera vez.

¿Como podemos trasladar esa lista de autocompletar de un equipo a otro?

El problema era que, en mi equipo, no existía un único archivo Stream_Autocomplete_n_n.dat sino varios (por tener varios perfiles y varios PST dentro de cada perfil) y no copiaba el archivo correcto.

La trayectoria a la carpeta RoamCache es:

C:\Users\nombre_de_usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

Cuando se tengan varios archivos con la cadena “Autocomplete” la solución es: abrir el perfil donde esté la lista de autocompletar deseada para llevar al otro equipo, modificar dicha lista, bien creando una nueva entrada o bien eliminando alguna de las direcciones que nos muestra (pulsando el aspa que aparece a la derecha de la dirección – ver primera imagen), cerrar Outlook y ver cual de los archivos de la cadena “Autocomplete” es el más reciente. Copiar dicho archivo y trasladarlo al otro equipo colocándolo, por ejemplo, en el Escritorio.

Una vez tengamos un archivo del tipo Stream_Autocomplete_n_n.datcopiaremos su nombre. Renombraremos el archivo de copia del equipo anterior (en el Escritorio) por el nombre copiado del nuevo y moveremos el archivo del Escritorio a la carpeta RoamCache; nos solicitará sobrescribir, aceptamos.

Abrimos Outlook y verificamos que nos aparecen listadas las diferentes direcciones del Autocompletar.

 

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