Vista previa de documentos


Una de la características mas importantes para los que trabajamos a diario con diferentes tipos de documentos en Windows es poder previsualizarlos antes de abrirlos, es decir, ver su contenido antes de hacer doble clic sobre ellos, que en los casos de archivos grandes puede llevar bastante tiempo.

No estoy hablando de documentos poco comunes como puede ser un archivo de PowerBI cuya extensión es .pbix, sino de documentos comunes como pueden ser PDF, DOCX (archivos de Word), XLSX (Archivos de Excel) o JPG, PNG (imágenes).

Se me ocurrió hacer una encuesta en mi trabajo para ver que cantidad de usuarios podía previsualizar este tipo de documentos y el resultado fue que, a pesar de que todos ellos podían previsualizar las imágenes, el resto de documentos había gente que durante una época los previsualizaba y ahora no, otros que nunca había podido previsualizar ninguno de ellos y la mayoría podían previsualizar PDF, pero no los documentos de Office, XLSX y DOCX.

A pesar de que en innumerables foros y videos de Internet hay gente que «marea la perdiz», la verdad es que conseguir previsualizar estos documentos es relativamente sencillo. He visto soluciones que hacen pasar a los usuarios hasta por el Powershell, que no dudo que lo solucione, pero poner a usuarios sin experiencia a meter comandos en Powershell me parece una temeridad, a parte de innecesario.

En primer lugar vamos a dejar las opciones de carpeta como se muestra en la siguiente figura:

Para llegar hasta esta pantalla sigue estos pasos:

  • Abre el Explorador de Windows, por ejemplo pulsando Windows + E
  • Ves al menú Vista
  • Ahora a Opciones
  • Cambiar Opciones de carpeta y búsqueda
  • Ir a la pestaña Ver
  • Y en Configuración avanzada marca las opciones de la imagen anterior.

Así es como lo tengo yo configurado y me funciona. Ahora viene la parte importante. Abre cualquier documento de Excel. Es importante que no esté en la nube, sino en local, porque vamos a hacer un Guardar como. Al seleccionar la opción de menú Guardar como, os pedirá un nuevo nombre pero no queremos cambiárselo solo queremos activar la casilla que se muestra en la imagen inferior, Guardar miniatura. Activa esa casilla.

Y dale a Guardar. Confirma si te pide que estás seguro. Habrás conseguido esto:

La misma operación, pero con un archivo de Word será necesaria si de lo que no tienes vista previa es de un archivo DOCX.

Para la previsualización de los PDF os voy a dar dos soluciones. La más sencilla es la instalación de un software de la Microsoft Store. Se trata del programa Quicklook.

Una vez instalado en el equipo, con localizar el documento a previsualizar es suficiente. Lo seleccionamos y pulsamos la barra espaciadora.

Es una pena que este programa no sea capaz de visualizar archivos XLSX o DOCX, pero como ya sabéis como poder previsualizar estos documentos, tampoco es mayor problema.

La segunda opción os la voy a dar porque es la que tuve que aplicar yo en mi trabajo. Por motivos de seguridad el administrador de sistemas ha deshabilitado la Microsoft Store dentro del dominio de trabajo, con lo que es prácticamente imposible saltarse el cortafuegos y descargarse apps de la Microsoft Store. Consiste en instalar una aplicación de Microsoft dentro del conjunto de herramientas Power Toys.

Microsoft PowerToys es un conjunto de utilidades para que los usuarios avanzados mejoren y optimicen su experiencia con Windows a fin de aumentar la productividad. En posteriores artículos os enseñaré a emplear algunas de las herramientas que viene con PowerToys, pero en este caso vamos a centrarnos en Complementos del explorador de Archivos.

Debes de activar el check que muestro en la siguiente imagen para poder tener una vista previa de los archivos PDF.

Puedes descarga PowerToys desde el siguiente enlace.

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