Power Pivot para Excel: qué es y cómo usarlo

Si tienes muchos datos, deseas analizarlos y dispones de alguna de las ultimas versiones de Excel, entonces debes de aprender a utilizar Power Pivot, un complemento de Excel que te permitirá importar datos, identificar relaciones, crear tablas y gráficos dinámicos y algunas cosas más también interesantes.

Power Pivot te brinda el poder de una aplicación de análisis empresarial y no necesitas conocimientos especializados para desarrollar modelos de datos y realizar cálculos. Solo necesitas habilitarlo antes de poder usarlo.

Estos son los pasos que debes de seguir para instalarlo en Excel:

Abre Excel
Elige Archivo, Opciones
Selecciona Complementos
Selecciona el menú desplegable Administrar
Selecciona Complementos COM
Elige Ir.
Marca la casilla Microsoft Power Pivot para Excel
Elige Aceptar. Con ello habrás agregado la pestaña Power Pivot a Excel.

Si deseas empezar a utilizar Power Pivot rápidamente, aprende con el ejemplo. Microsoft tiene varios conjuntos de datos de ejemplo disponibles como descarga gratuita, que contienen los datos sin procesar, el modelo de datos y ejemplos de análisis de datos. Estas son excelentes herramientas de aprendizaje que brindan información sobre cómo los profesionales analizan los macrodatos.

Este tutorial utiliza el libro de trabajo de muestra del modelo de datos de estudiantes de Microsoft . Encontrarás un enlace de descarga al libro de trabajo de muestra y a un modelo de datos completo en la primera nota de la página.

Los datos de este libro de Excel de ejemplo tienen lo siguiente:
• El libro de trabajo contiene cuatro hojas de trabajo.
• Cada hoja de trabajo contiene datos relacionados, lo que significa que hay al menos un encabezado de columna en una hoja de trabajo que coincide con un encabezado de columna en otra hoja de trabajo.
• Los datos de cada hoja de trabajo tienen el formato de una tabla.
• Cada celda de la tabla contiene datos. No hay celdas, filas o columnas en blanco en las tablas.

Hay otros conjuntos de datos de ejemplo en el sitio web de Microsoft. Explora estos recursos de aprendizaje:

Descarga datos de una base de datos de Microsoft Access que describa las medallas olímpicas .
Descarga tres ejemplos de Business Intelligence que muestran cómo usar Power Pivot para importar datos, crear relaciones, crear tablas dinámicas y diseñar gráficos dinámicos.

Cómo agregar datos a tu archivo de Excel y construir un modelo de datos.

Recopilados los datos que necesitamos ahora es el momento de importar sus conjuntos de datos a Excel y crear automáticamente un modelo de datos. Un modelo de datos es similar a una base de datos relacional y proporciona los datos tabulares utilizados en tablas y gráficos dinámicos.

Para importar datos de Excel en un modelo de datos de Power Pivot:

Abre una hoja de trabajo en blanco y guarda el archivo con un nombre único.
Selecciona Datos, luego selecciona Obtener datos, Desde archivo, Desde libro de trabajo para abrir el cuadro de diálogo Importar datos.
Navega hasta la carpeta que contiene el archivo de Excel, selecciona el archivo, luego selecciona Importar para abrir el Navegador de Power Pivot.

Selecciona las tablas que deseas importar. Cuando importas dos o más tablas, Excel crea automáticamente el modelo de datos.

Selecciona Cargar para importar las tablas de datos a un modelo de datos.
Para asegurarte de que la importación se realizó correctamente y se creó el modelo de datos, ves a Datos y, en el grupo Herramientas de datos, selecciona Ir a la ventana de Power Pivot.

La ventana de Power Pivot muestra sus datos en un formato de hoja de trabajo y consta de tres áreas principales: Área de tabla de datos, Área de cálculo y Tabla de datos. Las pestañas en la parte inferior de la ventana de Power Pivot corresponden a cada una de las tablas que se importaron.

Cierre la ventana de Power Pivot.

Cree relaciones entre tablas con Power Pivot Excel.

Ahora que tienes un modelo de datos, es hora de crear relaciones entre cada una de las tablas de datos.

Selecciona Power Pivot, luego selecciona Administrar modelo de datos para abrir la ventana de Power Pivot.
Selecciona Inicio, luego selecciona Vista de diagrama

Las tablas importadas aparecen como cuadros separados en la Vista de diagrama. Arrastra para mover las tablas a una ubicación diferente. Arrastra una esquina de un cuadro para cambiar su tamaño.
Arrastra el encabezado de columna de una tabla a la otra tabla o tablas que contengan el mismo encabezado de columna.
Continúa haciendo coincidir los títulos de las columnas.
Selecciona Inicio, luego selecciona Vista de datos.

Cómo crear tablas dinámicas.

Cuando usas Power Pivot para crear un modelo de datos, la mayor parte del trabajo duro que involucra tablas dinámicas y gráficos dinámicos se ha realizado por ti. Las relaciones que creaste entre las tablas en su conjunto de datos se usan para agregar los campos que usará para crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

En la ventana de Power Pivot, selecciona Inicio y luego selecciona Tabla dinámica.
En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, selecciona Nueva hoja de trabajo y, a continuación, selecciona Aceptar.
En el panel Campos de tabla dinámica , selecciona los campos para agregar a la tabla dinámica. En este ejemplo, se crea una tabla dinámica que contiene el nombre de un estudiante y su calificación promedio.

Para ordenar los datos de la tabla dinámica, arrastra un campo al área de filtros. En este ejemplo, el campo Nombre de la clase se agrega al área de Filtros para que la lista se pueda filtrar para mostrar la calificación promedio del estudiante para una clase.

Analiza tus datos. Experimenta con los filtros y ordena los datos utilizando las flechas desplegables del encabezado de columna.

Si deseas visualizar los datos de tu tabla dinámica, convierte una tabla dinámica en un gráfico dinámico. Para ello:

Selecciona la tabla dinámica, luego ves a Herramientas de tabla dinámica > Analizar.
Selecciona Gráfico dinámico para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico.
Elige un gráfico, luego selecciona Aceptar

Si prefieres analizar tus datos en un formato visual, crea un gráfico dinámico.

En la ventana de Power Pivot, selecciona Inicio, luego selecciona la flecha desplegable de la tabla dinámica. Aparece una lista de opciones.
Selecciona Gráfico dinámico.
Elige Nueva hoja de trabajo y selecciona Aceptar. Aparece un marcador de posición de gráfico dinámico en una nueva hoja de trabajo.
Ves a Herramientas del gráfico dinámico > Analizar y selecciona Lista de campos para mostrar el panel Campos del gráfico dinámico
Arrastra los campos para agregarlos al gráfico dinámico. En este ejemplo, se crea un gráfico dinámico que muestra la calificación promedio de las clases filtradas por semestre.