Cómo pasar la lista autocompletar direcciones de Outlook de un equipo a otro.

La lista de Autocompletar es una característica que muestra sugerencias para nombres y direcciones de correo electrónico cuando comience a escribir. Estas sugerencias son posibles coincidencias de una lista de nombres y direcciones de correo electrónico de los mensajes de correo electrónico que ha enviado.

Imaginaros una administrativa que lleva trabajando en su equipo con Office 2003 durante 10 años (la cantidad de direcciones de mail que habrá podido escribir) y que le cambiamos el equipo a una versión superior y debemos de mantenerle esa lista de miles de direcciones de correo, INTACTA.

Los métodos para conseguirlo diferirán dependiendo de la versión de Windows que estamos empleando, así como de la versión de Office. Las explicaciones que daré a continuación son para un equipo con Windows 7 y Office 2010, creo que será el caso más común a fecha de redacción de este articulo.

En Microsoft Outlook 2010, la lista de Autocompletar ya no se guarda en un archivo con la extensión. nk2. Las entradas de la lista de Autocompletar ahora se guardan en el buzón de Microsoft Exchange Server o en el archivo de datos de Outlook (.pst) para su cuenta. Sin embargo, si desea copiar la lista Autocompletar (. nk2) desde otro equipo que estaba utilizando una cuenta de correo electrónico POP3 o Outlook 2007, debe importar el archivo.

Veamos como copiar el archivo de Autocompletar desde el equipo anterior.

• Dado que la carpeta predeterminada es la carpeta oculta, la manera más sencilla de abrir la carpeta es usar el comando %APPDATA%\Microsoft\Outlook en el menú Inicio. En Windows 7 haz clic en Inicio. Junto al botón Apagar, en el cuadro Buscar programas y archivos, escribe %APPDATA%\Microsoft\Outlook y, a continuación, pulsa INTRO.
• Después de presionar ENTRAR, se abre la carpeta en la que se guarda el archivo de la lista de Autocompletar.

NOTA: De forma predeterminada, las extensiones de archivo están ocultas en Windows. Para cambiar si se muestran las extensiones de archivo, en la ventana del explorador en el menú Herramientas (en Windows 7 presiona la tecla ALT para ver el menú Herramientas), haz clic en Opciones de carpeta. En la ficha Ver, activa o desactiva la casilla de verificación ocultar las extensiones para tipos de archivo conocidos.

• Copia el archivo en el equipo nuevo. El archivo es pequeño y se puede colocar en un soporte extraíble, como una memoria USB.

Veamos cómo copiar el archivo de Autocompletar en el equipo nuevo.

• En el equipo nuevo, en Panel de control, haz clic o doble clic en Correo. Haz clic en Mostrar perfiles. Anota el nombre del perfil. Más adelante, tendrás que cambiar el nombre del archivo .nk2 para que coincida con este nombre.
• Copia el archivo. nk2 al equipo nuevo en la carpeta en la que Outlook se guardan configuraciones. Porque se trata de una carpeta oculta, la manera más sencilla de abrir la carpeta es usar el comando %APPDATA%\Microsoft\Outlook en el menú Inicio.
• Haz clic en Inicio. Junto al botón Apagar, en el cuadro Buscar programas y archivos, escribe %APPDATA%\Microsoft\Outlook y, a continuación, pulsa INTRO.
• Después de copiar el archivo en la carpeta, haz clic con el botón secundario en el archivo, haz clic en Cambiar nombre y cambia el nombre por el mismo que copiamos antes.
• La lista de Autocompletar deber incluir ahora las entradas del otro equipo cuando redactes un mensaje y comiences a escribir en los cuadros Para, CC o CCO.

Un plan B.

En el terreno de la informática siempre debemos de estar preparados para lo peor. Y cómo esta no es la excepción, es posible que siguiendo estos pasos te encuentres con no poder completar algún punto. No todo está perdido. Hay ocasiones en que, por diferentes motivos, necesitamos crear una lista de autocompletar direcciones sin haber usado las direcciones (por haber perdido dicha lista, por haberse corrompido o por que al seguir los pasos descritos antes no funciona). Sigue estos pasos:

• Tengo un contacto llamado Gabri pero como aún no le he escrito nunca al escribir su nombre en el campo Para (o CC o CCO) no me despliega su nombre y dirección.

• Creo un nuevo mensaje, pulso en Para… (1) para que se abra la ventana de la Libreta de direcciones, en ella selecciono los contactos que me interesa tener en autocompletar (2) y pulso en el botón Para –> (3) para agregarlos. Puedo seleccionar varios seguidos pulsando en el primero y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, el último.

• O bien, si necesito seleccionar varios alternos, pulso el primero y, con la tecla CTRL pulsada, voy pulsando los que necesite (2). Pulso en el botón Para –> (3) y en Aceptar (4).

• El mensaje no lo vamos a enviar sino que vamos a guardarlo como borrador. Si tenemos el botón en la barra de acceso rápido pulsamos en Guardar o bien desde la ficha Archivo – Guardar.

• Creamos un nuevo mensaje y ahora si empiezo a escribir el nombre del contacto Gabri (o cualquiera de los otros agregados) veremos como sí nos despliega la lista de autocompletar su nombre y dirección para seleccionarlo.

Como siempre, espero que el artículo te haya sido de utilidad.

 

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