Cómo compartir un libro Excel entre compañeros de trabajo


excel-logoQuizás no sea Excel la aplicación más empleada del paquete ofimático de Microsoft, pero si que es la más versátil y útil. Una de las preguntas que más usuarios me han hecho a lo largo de mi trayectoria profesional acerca de los libros de cálculo es, ¿cómo comparto un libro Excel en red? Pues bien, os lo voy a explicar.

Si un usuario necesita abrir un documento de Excel que ya se encuentra abierto por otro usuario se topará con un cuadro de diálogo que tan sólo le permite abrir el documento para consultar (en modo sólo lectura) o deberíamos solicitar a la aplicación que le comunique el momento en que el otro usuario haya cerrado el documento. Pero este inconveniente se sortea fácilmente, ya que compartir un libro de cálculo de Excel en red es muy sencillo.

En las versiones 2010 en adelante tan sólo necesitas activar desde la ficha Revisar la opción Compartir libro.compartir-libro-excel

Los libros de Excel se pueden compartir salvo que contengan tablas o asignaciones XML. En cualquiera de los dos casos, la aplicación muestra un mensaje que indica los pasos oportunos para convertir una tabla en un rango desde la ficha Diseño del grupo de herramientas Tabla, o para eliminar los orígenes XML desde la ficha Programador.

mensaje-de-excel

Si el libro no contiene estos elementos se presentará un diálogo desde el que fácilmente podremos activar el uso compartido del libro, sencillamente activando la opción marcada como Permitir la modificación por varios usuarios a la vez y haciendo clic en Aceptar.

compartir libro

Desde esta misma opción, activando la ficha Uso avanzado podremos definir el comportamiento del control de cambios, el tiempo de actualización automática del libro y el comportamiento frente a cambios conflictivos entre usuarios (dos usuarios realizan cambios sobre al menos una misma celda u objeto).

Opciones para compartir libro

Una vez se haga clic sobre el botón Aceptar, Excel solicitará guardar el libro para activar el uso compartido.

Si deseas dejar de compartir el libro, tan sólo necesitas desactivar la opción que anteriormente activaste.

Como siempre, espero haber servidor de ayuda. Espero vuestros comentarios.

3 comentarios sobre “Cómo compartir un libro Excel entre compañeros de trabajo

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    1. Hola John

      A pesar de que Microsoft no indica que hayan problemas, la realidad es bastante diferente.

      Te sugiero consultar la ayuda en linea {F1} por este tema: limitaciones de los libros compartidos, aunque te anticipo que dentro de las limitaciones que aplican a los libros compartidos por su misma característica de compartido hay cosas que no hacen en tiempo de ejecución. Por ejemplo en un libro compartido NO se pueden crear tablas dinámicas nuevas, ni agregar hipervinculos o des/proteger hojas de calculo.
      Por lo que respecta a las macros existentes en el momento de compartirlo continúan operables hasta que tocan algunas de las opciones prohibidas. El acceso al proyecto de macros (vba) NO esta permitido a menos que lo quites de compartido, con lo cual al descompartir el libro, automáticamente SE PIERDE el historial de cambios.
      Una posible solución seria insertar las macros en libro aparte. Puedes guardarlo como de solo lectura y/o guardar ambos (compartido y macros) como “área de trabajo”.

      Espero haber servido de ayuda.

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    Saludos

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